(In English: Meeting Room Policy)
La función principal de las salas de reuniones de la biblioteca es proporcionar espacio para programas patrocinados y copatrocinados por la biblioteca y actividades educativas, cívicas y orientadas a la comunidad. La biblioteca se reserva el derecho de asistir a cualquier evento y reunión que se lleve a cabo en sus instalaciones (excepto las sesiones ejecutivas legales de los organismos gubernamentales) para verificar que no se estén llevando a cabo actividades ilegales en las instalaciones de la biblioteca y garantizar que se sigan las políticas de la biblioteca. Las reuniones pueden estar cerradas al público conforme con la Ley de Reuniones Abiertas de Maryland. Como servicio comunitario, la Biblioteca Pública del Condado de Anne Arundel (AACPL, o "la Biblioteca") da la bienvenida al uso de sus salas de reuniones para reuniones públicas por parte de grupos que aceptan acatar el Código de Conducta de la Biblioteca y cuyas actividades no afectarán negativamente a las operaciones de la biblioteca.
Las salas de reuniones no se pueden utilizar para actividades puramente sociales como fiestas o entretenimiento, para recaudación de fondos ni para actividades comerciales que involucren ventas o transacciones financieras.
Todos los eventos en las salas de reuniones deben estar abiertos al público.
RESERVAS
Las salas de reuniones se reservan utilizando el servicio de reserva en línea de la Biblioteca.
Las salas de reuniones sólo están disponibles durante el horario de funcionamiento de la biblioteca y todos los grupos deben desalojar la sala 15 minutos antes de la hora de cierre.
Los grupos pueden reservar sólo una sala por no más de una vez al mes en cualquier sucursal individual.
Los grupos deben notificar a la biblioteca lo antes posible si se cancela una reunión. A los grupos que no se hayan presentado dos veces en un año civil no se les permitirán realizar más reservas durante un año.
La persona que reserve la sala de reuniones debe tener al menos 18 años de edad.
PREPARAR, USAR Y DESMONTAR
Los grupos son responsables de preparar las salas y deben incluir el tiempo empleado para ello añadiéndolo en su tiempo total de la reserva. Si un grupo no ha llegado dentro de los 30 minutos de su hora programada, la reserva será cancelada y será contada como "No presentado".
Puede que haya salas disponibles para personas sin cita previa. Los grupos son responsables de hacer que su reunión sea accesible para personas con discapacidades.
Los grupos son responsables de seguir las normativas sobre seguridad alimentaria.
Los grupos no pueden colocar ningún elemento en las paredes u otros accesorios en la sala de reuniones sin el permiso expreso del gerente de la sucursal o del supervisor que esté a cargo en ese momento.
Las salas deben dejarse en las mismas condiciones en las que se encontraron.
PUBLICIDAD
Los grupos no pueden identificar a AACPL como patrocinador o utilizar el número de teléfono/dirección postal de la biblioteca como información de contacto de la organización. Los grupos que deseen exhibir su propios carteles publicitarios pueden hacerlo una hora antes de la reunión y deben quitarlos inmediatamente después de la reunión. Ningún programa puede ser transmitido o televisado sin el permiso del Director Ejecutivo de la Biblioteca.
Todos los materiales impresos, como folletos o carteles que publiciten reuniones en la biblioteca, deben contener el siguiente descargo de responsabilidad: "El uso del espacio para reuniones de la biblioteca no constituye un respaldo del programa/reunión o su contenido por parte de la Biblioteca Pública del Condado de Anne Arundel".
SEGURIDAD
Al comienzo de cada reunión, la persona a cargo de la reunión debe asegurarse de que todas las puertas interiores para salir de la sala de reuniones estén desbloqueadas e indicar a los asistentes el número y la ubicación de las mismas.
No está permitido encender fuego en la Biblioteca, incluyendo el uso de velas.
Si asisten niños menores de 18 años, debe haber al menos dos adultos mayores de 18 años presentes en la sala de reuniones en todo momento.
CIERRES DE EMERGENCIA
Cuando AACPL o una sucursal de biblioteca cierra debido a una emergencia, se hará todo lo posible para notificar a los grupos programados para usar la sala de reuniones.
Cuando se pronostica un clima adverso, los representantes del grupo deben monitorear la página web de AACPL en www.aacpl.net para ver si hay cierres no programados.
LIMITACIONES
No se puede recolectar dinero excepto para cobrar tarifas, matrícula o el precio de materiales para cursos de educación o tarifas de inscripción para conferencias y/o eventos celebrados en cooperación con la biblioteca.
No se puede cobrar tarifas de admisión y no se puede vender productos o servicios.
No se permiten bebidas alcohólicas sin la aprobación de la Junta Directiva de la Biblioteca.
EXENCIÓN
El usuario conoce, comprende y reconoce los riesgos y peligros asociados con el uso de las salas de reuniones de la Biblioteca y, por la presente, asume todos y cada uno de los riesgos y peligros asociados con los mismos. Por la presente, el usuario renuncia irrevocablemente a todas y cada una de las reclamaciones contra la Biblioteca Pública del Condado de Anne Arundel, el Gobierno Local o cualquiera de sus funcionarios, empleados o agentes por cualquier lesión corporal (incluida la muerte), pérdida o daño a la propiedad incurrido por el usuario como resultado del uso salas de reuniones de la Biblioteca y por la presente libera y da de alta irrevocablemente a la Biblioteca, al Gobierno Local y a cualquiera de sus funcionarios, empleados o agentes de todas y cada una de las reclamaciones de responsabilidad que surjan por ello o estén asociadas con el uso de las salas de reuniones de la Biblioteca.
INDEMNIZACIÓN
El Usuario indemnizará y mantendrá indemne a la Biblioteca, el Gobierno Local y a sus funcionarios, empleados y agentes de y contra todas y cada una de las responsabilidades, juicios, acuerdos, pérdidas, costos o cargos (incluidos los honorarios de abogados) incurridos por la Biblioteca, el Gobierno Local o cualquiera de sus funcionarios, empleados o agentes como resultado de cualquier reclamo, demanda, acción o demanda relacionada con cualquier lesión corporal (incluida la muerte), pérdida de daños a la propiedad causados, surjidos , relacionados o asociados con el uso de las salas de reuniones de la Biblioteca por parte del Usuario o por los miembros, empleados, agentes o invitados del Usuario.
DAÑO A LA PROPIEDAD
El Usuario deberá pagar a la biblioteca y/o al Gobierno Local por cualquier pérdida o daño físico a la propiedad (incluido el costo de reparación o reemplazo de la propiedad) causado, surjido, relacionado o asociado con el uso de las salas de reuniones de la Biblioteca por parte del Usuario o por los miembros, empleados, agentes o invitados del Usuario.
APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA BIBLIOTECA– 17 DE JUNIO DE 2021